ベテラン発注担当者の経験則は継承できるのか？
― はじめに
鉄鋼業界における受発注作業は長年にわたる経験と知識が重要な役割を果たしています。特に発注担当者は、適切な判断を下すために豊富な経験と業界の動向に対する深い理解が必要とされています。これらの経験則は新たな担当者にどのように継承されるべきなのでしょうか？ 本記事では、ベテランの経験則継承問題と解決策を紹介します。
― ベテラン発注担当者の経験則とは
鉄鋼業界におけるベテラン発注担当者の経験則とは、長年の業界経験から得られる知識や洞察、そしてそれらを活用した判断力のことを指します。これらは、市場の動向、価格変動、供給状況、及び所属企業の現状など、多岐にわたる要素を考慮に入れた上での判断を可能にします。
-
市場動向の理解：ベテラン発注担当者は、長年の経験から市場の動向を読み取る能力を身につけています。例えば、特定の原材料の価格が上昇すると、それが製品価格にどのように影響するか、また、それによって競争状況がどのように変化するかを予測することができます。
-
供給状況の把握：供給状況は、発注計画を立てる上で重要な要素です。ベテラン発注担当者は、特定の供給元が供給量を維持できるか、または供給遅延が発生する可能性があるかなど、供給状況を正確に把握する能力を持っています。
-
価格交渉のスキル：長年の経験から、ベテラン発注担当者は価格交渉のスキルを磨いています。彼らは、市場価格の動向、自社の購買力、供給元との関係などを考慮に入れ、最適な価格を交渉することができます。
-
所属企業の現状把握：ベテラン発注担当者は、自社の在庫状況、製品の入出庫予測、財務状況など、企業内部の現状を正確に把握しています。これにより、適切な発注タイミングや数量を判断し、過剰在庫や欠品のリスクを最小限に抑えることができます。
これらの経験則は、新たな発注担当者にとって非常に価値のある知識となります。これらを効果的に継承することで、新たな担当者も同様の判断力を身につけ、企業の競争力維持に貢献することができます。
― 経験則継承の重要性とその方法
ベテラン発注担当者の経験は長年の実務を通じて培われたものであり、単なる技術や手法だけではなく、業界特有の知識や取引先との関係性、過去の事例から得た洞察などは日常の業務や意思決定において重要な役割を果たします。しかし、これらのノウハウや経験は、個々の担当者が退職や異動で職を離れると、企業から失われる可能性があります。そのため、これらの経験則を新たな担当者にしっかりと継承することが、企業の持続的な成長の鍵となります。
一般的な継承方法としてマニュアル化やOJT（On-the-Job Training）、メンター制度などがあります。
-
マニュアル化：ノウハウや知識といった情報をマニュアルとしてまとめ、データベースとして残すことで、継承の効率を高めると同時に、組織全体の知識として蓄積することが可能となります。
-
OJT（On-the-Job Training）やメンター制度：人材育成の一環として導入されるこれらの制度は、ベテラン発注担当者から新任担当者へ実務を通して直接継承されるため、非常に効果的な継承方法と言えます。
― 経験則の継承で直面する課題
一方で、経験則の継承にあたり直面している課題もあります。例えば、暗黙知の共有が難しい、ベテランが多忙、知識やスキルが専門的であるなどです。
-
暗黙知の共有：暗黙知とは、個々の経験や感覚に基づく知識のことで、言葉にするのが難しいものを指します。例えば、ベテラン発注担当者が長年の経験から得た「この供給元は信頼できる」「この時期は価格が上がる傾向にある」などの知識は、具体的なデータや理論ではなく、経験に基づく感覚や直感によるものです。これらはマニュアルとして残すことも難しい部分となります。
-
ベテラン社員が多忙：ベテラン社員は、仕事を能率よくこなせるだけに受け持つ顧客や案件が多くなる傾向にあります。周囲から頼られ、上司や後輩からの相談も多く、時には前にいた部署の後輩からトラブル解決策の相談を受けることもあるような、多忙な状況です。このような状況では、自分のノウハウをじっくりと分析し、それらをどのように継承していこうかと思案する余裕がありません。
-
教える知識やスキルが専門的：教える知識や経験が専門的だと、仕事の本質や全体像を理解しにくいため、ノウハウの継承が進みません。
-
仕組みや体制の未整備：そもそもノウハウを共有する仕組みや体制が未整備だと、継承したくてもできない状況になります。特に業務の属人化が多い業界ではノウハウの継承は困難でしょう。
一般的な継承方法として挙げたマニュアル化やOJTなども、ベテラン社員の多忙さや時間の確保の難しさ、暗黙知の文書化の困難さが課題となり、経験則の効果的な伝達が難しい場合が多いと考えられます。
また、経験則の継承は、受け手である若手職員が積極的に学び、技術を習得する意欲があることが前提となります。そのため企業としては、これらの課題や個人の意欲に左右されない継承方法を模索することも求められています。
― デジタルツールを用いた継承方法も
最新の継承手段として、可視化や言語化が難しい技術やスキル、ノウハウをデジタルツールで実現する方法があります。SaaS（Software as a Service）を活用することで、効率的な経験則の継承が可能になります。
三菱商事が提供するサービスの1つに「M-Stock」という在庫最適化ツールがあります。これは素材流通業界向けの在庫管理システムで、統計理論に基づく適正在庫算出アルゴリズムを使用することで需要を予測し、最適な発注量を決定するものです。
このシステムは、ベテラン発注担当者の知識と経験をデジタル化し、それを新たな担当者に継承することを可能にします。
-
発注業務におけるベテランの経験則を再現：発注担当者の経験やコツをツール上で再現して表現することができ、経験値が高くない担当者でも高品質・効率的な発注業務が行える仕組みとなっています。また、このシステムは、発注業務の効率化だけでなく、ミスの削減にも寄与します。経験の浅い担当者が独自で判断を下すとミスに繋がる可能性がありますが、M-Stockを使用することで、そのリスクを大幅に減らすことができます。
-
経営効率の最大化：ミスの削減はコスト削減につながり、新たな担当者が早期に業務に慣れ高品質な発注業務ができるようになると、経営効率の最大化にも繋がることでしょう。
― まとめ
経験豊富な発注担当者の知識と経験は、業界の動向や市場の変化に対応するためには必要不可欠である一方で、そのノウハウや知識の継承には課題も多く、特に暗黙知の継承は非常に困難であることがわかりました。「M-Stock」では、経験の浅い担当者でも高品質な発注業務を再現することでき、継承の課題を解決すること可能となっています。本記事ではベテランの経験則継承問題と解決策を紹介しました。
